応募フォームはデータ管理面も考えて導入しよう

 

ウェブサイトに応募フォームを設置したいという際は、応募されたデータの管理面も含めて検討するようにしましょう。

ウェブサイトから応募できるフォームを設置する

アンケートや懸賞、プレゼント、コンテストなど、ウェブサイトで応募するスタイルのものは多く、自分のお店や会社のウェブサイトでもイベントにあわせて設置したいという相談をいただくことがあります。

すでにお問い合せフォームなどでフォームのシステムを設置している場合は、そのシステムを使って応募フォームを作ることができます。
WordPressでよく使われるプラグインのContact Form 7も、複数のフォームを設置できるので簡単に応募フォームを作ることができます。

 

応募データをどう管理するかを考える

お問い合せフォームではフォームから送信されたものは、指定したメールアドレスにメールで届くようになっていますが、応募フォームなどでは応募されたものをデータとして管理する必要が出てきますので、メールで送られたものから必要データをExcelなどに書き出しデータ化する手間が発生します。
数が少ない場合は手作業でもいいですが、数が多くなると手間も増えますし間違いが起きることもあります。

そこで、応募フォームを設置する際は、送信されたものが自動的にデータ化されるシステムのものを選ぶのがおすすめです。

 

手軽に導入できるGoogleフォーム

Googleフォームは、手軽に無料で導入できるフォームシステムとしておすすめです。

GoogleフォームはGoogleアカウントがあれば利用できます。
フォームから送信されたデータはGoogleスプレッドシート(表計算シート)に保存されるので、そのまま利用することもできますし、Excel形式で書き出してExcelデータとして利用することもできます。
写真などのデータを添付して応募するようなものの場合、添付されたデータはGoogleドライブに専用のフォルダが作られ、そこに保存されるようになっているので、添付データの管理も楽です。

デザインはある程度変更できますが、サイトのデザインにあわせて・・・という訳にはいきませんので、そのあたりは妥協が必要かと思います。

 

Googleフォームのためのアカウント

GoogleフォームはGoogleアカウントで利用できますが、個人のアカウントを使うと他の人が利用できないので、お店や会社のウェブサイトでの利用では、お店や会社としてのGoogleアカウントや、イベントや応募フォーム用のGoogleアカウントを設けて、そのアカウントで利用するようにするといいでしょう。

 

その他のフォームサービス

応募フォームなど、ウェブサイトにフォームを設置するサービスは無料・有料様々なものがあります。
機能やデザインの自由度など、サービスによって違いがあるので、用途に合わせて探してみてもいいでしょう。

 

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